Bezpieczeństwo
Bezpieczeństwo danych w systemie rezerwacji
Bezpieczeństwo danych w systemie rezerwacji Umówmy opiera się na kilku prostych zasadach: dane leżą w Unii Europejskiej, połączenia są szyfrowane, dostęp zależy od roli w zespole, a Ty pozostajesz administratorem danych swoich klientów. Poniżej opisujemy, jak to działa w praktyce.
Zasady
Jak chronimy dane w Umówmy
Dane w Unii Europejskiej
Baza danych, pliki i kopie zapasowe są przechowywane na serwerach w Unii Europejskiej. Gdy usługa pomocnicza, na przykład wysyłka poczty albo model AI, przetwarza dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, dzieje się to wyłącznie na podstawie standardowych klauzul umownych albo decyzji Komisji Europejskiej.
Szyfrowane połączenia
Strona rezerwacji, panel i wszystkie formularze działają wyłącznie przez HTTPS. Połączenia bez szyfrowania są przekierowywane na bezpieczny adres.
Hasła i klucze
Hasła zapisujemy wyłącznie jako skrót jednokierunkowy, więc nikt, także my, nie zna ich treści. Klucze dostępu do kalendarzy Google i Outlook przechowujemy zaszyfrowane.
Logowanie dwuetapowe
Każde konto może włączyć drugi krok logowania kodem z aplikacji uwierzytelniającej. W planie Firma właściciel wymusza go dla całego zespołu i może włączyć logowanie przez Google Workspace albo Microsoft 365.
Role i uprawnienia
Właściciel konta decyduje, kto widzi kalendarz, bazę klientów i rozliczenia. W planie Firma są role właściciela, kierownika lokalizacji, recepcji i pracownika oraz dziennik zmian, w którym widać, kto i kiedy zmienił wizytę albo dane klienta.
Kopie zapasowe
Bazę danych regularnie kopiujemy, a kopie przechowujemy w Unii Europejskiej, oddzielnie od serwera aplikacji. Dzięki temu awaria jednej maszyny nie oznacza utraty grafiku ani historii wizyt.
RODO
Kto za co odpowiada według RODO
Twoja firma jako administrator
- Decydujesz, jakie dane zbierasz przy rezerwacji i w formularzach.
- Informujesz klientów o przetwarzaniu, np. linkiem do własnej polityki prywatności na stronie rezerwacji.
- Odpowiadasz na żądania klientów, a narzędzia w panelu pozwalają wyszukać, poprawić, wyeksportować i usunąć ich dane.
- Nadajesz pracownikom dostęp tylko do tego, czego potrzebują.
Umówmy jako podmiot przetwarzający
- Przetwarzamy dane Twoich klientów wyłącznie po to, żeby działał Twój system rezerwacji.
- Zawieramy z Tobą umowę powierzenia przetwarzania danych, w każdym planie.
- Korzystamy z dalszych podmiotów przetwarzających tylko w potrzebnym zakresie: hosting w Unii Europejskiej, dostawca wysyłki poczty, bramka SMS i dostawca modeli AI dla recepcjonistki na czacie.
- Pomagamy Ci odpowiedzieć na żądania klientów i zgłaszamy naruszenia bez zbędnej zwłoki.
Umowę powierzenia pobierzesz w panelu po zalogowaniu. Jeśli potrzebujesz jej wcześniej, na przykład do oceny przed zakupem, napisz na kontakt@umow.my. Szczegóły przetwarzania danych opisujemy w polityce prywatności.
Gabinety
Dane o zdrowiu w formularzach przed wizytą
Fizjoterapeuci, psycholodzy, dietetycy i lekarze zbierają przed wizytą informacje o zdrowiu. To szczególna kategoria danych, więc w Umówmy działa ona inaczej niż zwykła rezerwacja.
Osobna zgoda
Do formularza dodajesz osobne pole zgody na przetwarzanie danych o zdrowiu, niezależne od akceptacji zasad rezerwacji. Zaznaczona zgoda zapisuje się razem z odpowiedziami i datą wysłania formularza.
Odpowiedzi tylko w karcie klienta
Odpowiedzi z formularza widać w karcie klienta w panelu. Nie trafiają do treści przypomnień SMS ani e-maili i nie są widoczne na publicznej stronie rezerwacji.
Minimum danych
Pytasz tylko o to, czego naprawdę potrzebujesz do wizyty. Formularz możesz przypisać do wybranych usług, żeby nie wysyłać wywiadu zdrowotnego przy każdej rezerwacji.
Umówmy jest systemem rezerwacji, a nie elektroniczną dokumentacją medyczną. Jeśli prowadzisz dokumentację medyczną, prowadź ją w systemie do tego przeznaczonym, a w Umówmy zbieraj tylko informacje potrzebne do umówienia i przygotowania wizyty. Więcej w poradniku o formularzach przed wizytą.
Płatności
Pieniądze klientów nie przechodzą przez nas
Zadatki i płatności za wizyty trafiają prosto na konto płatności Twojej firmy u operatora płatności. Umówmy nie przechowuje pieniędzy Twoich klientów i nie widzi pełnych numerów kart. Dane karty wpisuje się na zabezpieczonej stronie operatora płatności, z dodatkowym potwierdzeniem w aplikacji banku.
Abonament Umówmy opłacasz w ten sam sposób. W naszej bazie zapisujemy tylko informacje potrzebne do faktury i do sprawdzenia, czy plan jest opłacony.
Pytania
Pytania o bezpieczeństwo i RODO
umow.my/twoja-nazwa
Zobacz swoją stronę rezerwacji w minutę
Wpisz nazwę firmy i wybierz branżę. Od razu zobaczysz gotową stronę z usługami, cenami i wolnymi terminami pod Twoim adresem.