Polityka prywatności

Administratorem danych osobowych w zakresie opisanym w tej polityce jest administrator serwisu umow.my, zwany dalej „administratorem” albo „nami”. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych możesz pisać na adres kontakt@umow.my.

Polityka dotyczy serwisu umow.my: strony głównej, stron informacyjnych, podglądu strony rezerwacji bez konta, panelu dla firm oraz stron rezerwacji pod adresami umow.my/nazwa-firmy.

W serwisie występujemy w dwóch rolach i ważne jest, którą z nich pełnimy wobec Twoich danych.

• Jako administrator przetwarzamy dane firm i osób, które zakładają konto, opłacają abonament, korzystają z podglądu albo piszą do nas. Tę część opisuje cała polityka.
• Jako podmiot przetwarzający przetwarzamy dane klientów firm, które korzystają z Umówmy (osób umawiających się na wizyty). Administratorem tych danych jest firma, u której rezerwujesz wizytę, a my działamy na jej polecenie, na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych. Opisujemy to w punkcie „Dane osób umawiających się na wizyty”.

• Dane konta, czyli adres e-mail, imię i nazwisko, hasło zapisane jako skrót jednokierunkowy, nazwa firmy, branża i adres strony rezerwacji.
• Dane do rozliczeń, czyli nazwa firmy, NIP, adres do faktury, wybrany plan, okres rozliczeń, historia płatności i faktur. Pełnych danych karty nie otrzymujemy, wpisujesz je na stronie operatora płatności.
• Dane podglądu bez konta, czyli wpisana nazwa usługi albo firmy, wybrana branża, czas wizyty i zadatek oraz identyfikator sesji przeglądarki.
• Dane korespondencji, czyli treść wiadomości wysłanych na kontakt@umow.my albo przez wsparcie w panelu i adres, z którego piszesz.
• Dane techniczne, czyli adres IP, typ przeglądarki, data i godzina żądań oraz informacje o błędach zapisywane w logach serwera, a także dane o logowaniu i aktywnych sesjach.

• Założenie konta, świadczenie usługi i obsługa abonamentu, art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy).
• Pokazanie podglądu strony rezerwacji przed założeniem konta, art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przed zawarciem umowy na Twoje żądanie).
• Wystawianie faktur i prowadzenie księgowości, art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny wynikający z przepisów podatkowych i o rachunkowości).
• Odpowiedzi na wiadomości, obsługa reklamacji, zapewnienie bezpieczeństwa serwisu, zapobieganie nadużyciom, dochodzenie i obrona roszczeń, art. 6 ust. 1 lit. f RODO (nasz prawnie uzasadniony interes).
• Wiadomości techniczne i transakcyjne o koncie, płatnościach i zmianach w usłudze, art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Nie wysyłamy newslettera bez Twojej odrębnej zgody.

Podanie danych jest dobrowolne, ale bez adresu e-mail i hasła nie założysz konta, a bez danych do faktury nie wystawimy dokumentu sprzedaży.

Gdy umawiasz się na wizytę przez stronę rezerwacji w serwisie umow.my, administratorem Twoich danych jest firma, u której rezerwujesz wizytę. To ona decyduje, o jakie dane pyta, jak długo je przechowuje i do czego ich używa. Informacje o tym znajdziesz w jej polityce prywatności albo uzyskasz bezpośrednio od niej.

My przetwarzamy te dane w imieniu firmy, wyłącznie w celu działania systemu rezerwacji: zapisania wizyty, wysłania potwierdzenia i przypomnień, obsługi zadatku, formularza przed wizytą, rozmowy z recepcjonistką AI na czacie i prośby o opinię. Robimy to na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych, zgodnie z art. 28 RODO. Nie wykorzystujemy tych danych do własnych celów marketingowych i nie sprzedajemy ich nikomu.

Jeśli chcesz skorzystać ze swoich praw wobec danych podanych przy rezerwacji, zwróć się do firmy, u której się umawiałeś. Możesz też napisać do nas na kontakt@umow.my, a przekażemy Twoją prośbę tej firmie.

Formularze przed wizytą mogą zawierać pytania o zdrowie. Takie dane są przetwarzane tylko wtedy, gdy firma przewidziała w formularzu odrębną zgodę albo ma inną podstawę z art. 9 ust. 2 RODO, i są widoczne wyłącznie w panelu tej firmy.

Dane przekazujemy tylko podmiotom, bez których usługa nie mogłaby działać, i tylko w potrzebnym zakresie. Są to następujące kategorie odbiorców.

• Dostawca hostingu i serwerów w Unii Europejskiej, na których działa serwis i przechowywane są kopie zapasowe.
• Operator płatności, który obsługuje płatności za abonament, a w przypadku zadatków i płatności za wizyty działa na rzecz firmy przyjmującej płatność.
• Dostawca wysyłki poczty elektronicznej, przez którego wysyłamy wiadomości transakcyjne, kody logowania, potwierdzenia i przypomnienia.
• Bramka SMS, przez którą wysyłane są przypomnienia i powiadomienia SMS.
• Dostawca modeli AI, który generuje odpowiedzi recepcjonistki AI na czacie strony rezerwacji. Przekazujemy mu tylko treść rozmowy i informacje o usługach oraz wolnych terminach potrzebne do odpowiedzi.
• Dostawcy kalendarzy, z którymi użytkownik sam połączy konto (synchronizacja kalendarza), w zakresie wizyt i zajętych terminów.
• Dostawca pomiaru skuteczności reklam w wyszukiwarce, który dostaje adres odwiedzanej strony serwisu oraz informację, że wizyta z reklamy zakończyła się założeniem konta albo zakupem planu, bez danych z formularzy i bez zapisywania ciasteczek na urządzeniu. Pomiar nie działa na stronach rezerwacji firm.
• Biuro rachunkowe i doradcy prawni, w zakresie potrzebnym do rozliczeń i ochrony praw.
• Organy publiczne, gdy obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

Na żądanie wyślemy aktualną listę dalszych podmiotów przetwarzających osobom, które zawarły z nami umowę powierzenia.

Baza danych serwisu, pliki i kopie zapasowe znajdują się w Unii Europejskiej. Niektóre usługi pomocnicze, w szczególności wysyłka poczty i modele AI, mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku przekazanie odbywa się wyłącznie na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję. Kopię zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc na kontakt@umow.my.

• Dane konta, przez czas trwania umowy, a po jej zakończeniu do upływu terminów przedawnienia roszczeń.
• Faktury i dane rozliczeniowe, przez 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
• Dane podglądu bez konta, nie dłużej niż 12 miesięcy, chyba że po podglądzie założysz konto, wtedy stają się częścią konta.
• Korespondencję, przez czas potrzebny do załatwienia sprawy, a potem do upływu terminów przedawnienia roszczeń.
• Logi serwera, do 90 dni.
• Dane klientów firm, przez czas obowiązywania umowy z firmą. Po zamknięciu konta firma może je wyeksportować, a następnie usuwamy je z systemu, a z kopii zapasowych znikają w kolejnych cyklach ich nadpisywania.

Masz prawo do dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie. Jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, możesz ją w każdej chwili wycofać, co nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem.

Aby skorzystać z praw, napisz na kontakt@umow.my. Odpowiemy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca. Część danych zmienisz i wyeksportujesz sam w panelu, a konto usuniesz w ustawieniach profilu.

Masz także prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, jeśli uważasz, że przetwarzamy Twoje dane niezgodnie z prawem.

Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne albo w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały. Recepcjonistka AI proponuje wolne terminy według ustawień firmy i nie podejmuje decyzji w sprawach, o których nie może zdecydować sam klient.

Stosujemy szyfrowane połączenia, skróty haseł, szyfrowanie kluczy dostępu do kalendarzy, logowanie dwuetapowe, kontrolę dostępu według ról i regularne kopie zapasowe. Szczegóły opisujemy na stronie bezpieczeństwo danych.

Serwis używa wyłącznie plików cookies niezbędnych do działania, logowania i ochrony formularzy. Nie używamy plików śledzących ani reklamowych. Opis znajdziesz w polityce cookies.

Politykę możemy zmienić, gdy zmienią się przepisy, zakres usługi albo kategorie odbiorców danych. O istotnych zmianach informujemy użytkowników kont e-mailem z wyprzedzeniem. Aktualna wersja jest zawsze dostępna pod adresem umow.my/polityka-prywatnosci.