Czy wolno pobierać zadatek za wizytę i jak opisać go w regulaminie

Tak, zadatek za wizytę wolno pobierać. Kodeks cywilny (art. 394) pozwala zachować zadatek, gdy klient nie przyjdzie z własnej winy, pod warunkiem że zasady zostały jasno przedstawione przy rezerwacji, a zadatek wpłacono przy zawarciu umowy. Trzeba jednak pamiętać, że zadatek działa w obie strony i że przy rezerwacjach online z konsumentami obowiązują też przepisy konsumenckie.

Ten tekst wyjaśnia, czym zadatek różni się od zaliczki, co mówią przepisy, jak napisać regulamin i jak technicznie pobierać zadatki przy rezerwacji online. Nie zastępuje porady prawnej, ale pozwala zadać prawnikowi właściwe pytania.

Zadatek a zaliczka, różnica, która ma znaczenie

W języku potocznym oba słowa znaczą „wpłata z góry”. W prawie to dwie różne rzeczy.

Zaliczka to po prostu część ceny zapłacona wcześniej. Jeśli usługa nie dojdzie do skutku, niezależnie od powodu, zaliczka co do zasady wraca do klienta. Nie chroni więc przed nieobecnością.
Zadatek ma funkcję zabezpieczenia. Gdy umowa zostanie wykonana, zalicza się go na poczet ceny. Gdy jedna ze stron jej nie wykona, druga może odstąpić od umowy i zadatek zachować albo, jeśli sama go dała, żądać zwrotu w podwójnej wysokości.

Jeśli w regulaminie i na potwierdzeniu napiszesz „zaliczka”, a chcesz zatrzymać pieniądze przy nieobecności, nazwa działa przeciwko Tobie. Pisz „zadatek” i opisz jego skutki.

Co mówi art. 394 Kodeksu cywilnego

Przepis ma trzy części, które warto znać:

Niewykonanie umowy. Jeśli klient nie przyjdzie na wizytę, możesz odstąpić od umowy i zachować zadatek. Działa to też odwrotnie: jeśli to Ty odwołasz wizytę bez ważnego powodu, klient może żądać zwrotu zadatku w podwójnej wysokości.
Wykonanie umowy. Gdy wizyta się odbędzie, zadatek zalicza się na poczet ceny usługi.
Rozwiązanie umowy lub brak winy. Gdy strony rozwiążą umowę za porozumieniem (na przykład klient przekłada wizytę w terminie z regulaminu i się na to zgadzasz) albo gdy niewykonanie nastąpiło z przyczyn, za które nikt nie odpowiada lub odpowiadają obie strony, zadatek wraca, a obowiązek zapłaty podwójnej kwoty odpada.

Przepis pozwala też umówić się inaczej („w braku odmiennego zastrzeżenia umownego”). Regulamin może więc doprecyzować, że odwołanie do 24 godzin przed wizytą oznacza zwrot albo przeniesienie zadatku, a późniejsze odwołanie lub nieobecność oznacza jego utratę.

Rezerwacja online i przepisy konsumenckie

Rezerwacja przez internet z osobą prywatną to umowa zawierana na odległość w rozumieniu ustawy o prawach konsumenta. Przed zawarciem umowy klient powinien otrzymać informacje o usłudze, cenie, sposobie płatności i zasadach odstąpienia, a w wielu przypadkach konsumentowi przysługuje prawo odstąpienia od umowy w ciągu 14 dni. Jeśli wizyta ma się odbyć wcześniej, konsument może wyraźnie zażądać rozpoczęcia usługi przed upływem tego terminu, a ustawa określa, jak wtedy rozlicza się wykonaną część.

Do tego dochodzi zakaz klauzul niedozwolonych (art. 385¹ Kodeksu cywilnego). Zbyt wysoki zadatek przy tanich usługach albo zapisy, które pozwalają usługodawcy odwołać wizytę bez konsekwencji, a klientowi nie, mogą zostać uznane za niedozwolone. Bezpieczna praktyka to umiarkowana kwota, symetryczne zasady i jasny termin bezpłatnej zmiany. Przy pierwszym regulaminie warto poprosić prawnika o przejrzenie zapisów pod kątem Twojej branży.

Jak opisać zadatek w regulaminie usług

Regulamin nie musi być długi. Wystarczy kilka punktów, które klient przeczyta w minutę:

Przy jakich usługach pobierany jest zadatek i w jakiej wysokości (kwota albo procent ceny).
Że wpłata jest zadatkiem w rozumieniu art. 394 Kodeksu cywilnego i zalicza się ją na poczet ceny.
Do kiedy można bezpłatnie odwołać lub przełożyć wizytę (np. do 24 godzin przed) i co dzieje się wtedy z zadatkiem (zwrot albo przeniesienie na nowy termin).
Co dzieje się przy późniejszym odwołaniu i przy nieobecności.
Co dzieje się, gdy wizytę odwołuje usługodawca.
Jak i w jakim czasie następuje zwrot.

Najważniejsze, żeby klient zobaczył te zasady przed zapłatą: na stronie rezerwacji, przy wyborze terminu i w potwierdzeniu. Akceptacja regulaminu zaznaczona przy rezerwacji jest później prostym dowodem.

Ile wynosi rozsądny zadatek

Przepisy nie podają kwoty. W praktyce usługodawcy stosują stałe kwoty przy krótkich usługach i procent ceny przy dłuższych, często 20 do 30 procent. Kwota powinna realnie zniechęcać do nieobecności, ale nie odstraszać od rezerwacji. Dobrym punktem wyjścia są usługi, przy których nieobecność kosztuje najwięcej: długie zabiegi, pierwsze wizyty, terminy w najbardziej obleganych godzinach. O tym, jak dobrać usługi, piszemy w tekście o ograniczaniu nieobecności klientów.

Zadatek a podatki

Otrzymanie zadatku przed wykonaniem usługi co do zasady rodzi u czynnego podatnika VAT obowiązek podatkowy w chwili wpłaty (art. 19a ust. 8 ustawy o VAT), a przy sprzedaży dla osób prywatnych wpłatę trzeba odpowiednio zaewidencjonować. Zatrzymany zadatek po nieobecności klienta ma inne skutki niż zadatek rozliczony z usługą. Sposób księgowania warto ustalić z księgową, zanim włączysz zadatki dla wszystkich usług.

Jak pobierać zadatek przy rezerwacji online

Ręczne zbieranie zadatków przelewem albo BLIK-iem na telefon szybko się mści: trzeba pilnować wpłat, przypominać i dopasowywać przelewy do wizyt. Wygodniej, gdy zadatek jest częścią rezerwacji.

W systemie rezerwacji Umówmy ustawiasz zadatek przy konkretnych usługach. Klient płaci kartą lub BLIK-iem w chwili wyboru terminu, a pieniądze trafiają prosto na konto płatności Twojej firmy, bez naszej prowizji od klientów. Regulamin odwołań jest widoczny przy rezerwacji, a klient może sam przełożyć wizytę przez link, do granicy, którą ustawisz. Szczegóły znajdziesz na stronie zadatki i płatności, a koszty planów w cenniku.